Como criar um relatório de indicadores de perdas em estoques

Há alguns anos eu escrevi um artigo sobre como usar os dados gerados nos processos de prevenção de perdas para gerar relatórios para analisar os resultados e indicadores de perdas de estoques. Reproduzo ele, agora aqui no Linkedin®, com algumas atualizações.

Artigo originalmente publicado no site Prevenção de Perdas Brasil em: https://prevencaodeperdasbrasil.com.br/gerando-dados-para-um-relatorio-de-indicadores-de-perdas-em-estoques/

Identificar, analisar e entender. Esses 3 verbos constituem um conhecimento muito importante e uma das tarefas mais importantes dos gestores da área de prevenção de perdas, que precisam dedicar parte de seu tempo para chegar aos números corretos e conhecer quais são as causas e em que parte do processo ocorreram as perdas.

Para identificar as perdas em estoque é necessário que a empresa tenha os processos de controle de estoque definidos e implantados e que todos os funcionários saibam que o estoque representa o principal custo no varejo e que qualquer uso ou condição que impeça sua venda deve ser controlado e informado ao sistema operacional.

Essa tarefa é árdua no início da implantação de uma cultura de Prevenção de Perdas, mas ao definir os processos de controle e a forma ou metodologia como são identificadas as perdas conhecidas e as desconhecidas, devemos aproveitar ao máximo essas informações, sobretudo em relatórios que possam reunir todas informações necessárias para não somente termos a informação de perdas, mas também outras informações pertinentes, de forma rápida e objetiva.

É muito comum nas empresas que o sistema operacional nem sempre nos ofereça todas as informações necessárias para análise de quebras ou um relatório que atenda às devidas análises para termos os indicadores de perdas e base para tomadas de decisões. Se faz necessário, boa parte das vezes, investir tempo e pessoal para montagem de relatórios em planilhas, buscando dados em vários locais no sistema para consolidar as informações.

Esse artigo propõe um modelo de relatório para análise de perdas de estoque, demonstrando quais informações devem ser reunidas para o profissional de prevenção de perdas realizar a devida análise dos resultados. Caso a empresa não tenha um relatório específico, é possível buscar os dados e montar o relatório com esses dados ou pedir para que o fornecedor do sistema inclua um relatório no sistema.

Podemos montar algo mais resumido, de forma a já apurar o percentual de perdas sobre as vendas. Isso pode ser feito feito considerando o valor das perdas, sejam conhecidas ou desconhecidas (a custo) e dividir esse valor pela venda, onde pode ser considerada a venda bruta (faturamento) ou líquida (a custo). A Abras (Associação Brasileira de Supermercados) utiliza o faturamento de vendas como base para se chegar ao percentual de perdas, ao passo que a ABRAPPE (Associação Brasileira de Prevenção de Perdas) a venda a custo para se chegar ao percentual de perdas

Para se obter uma informação mais completa e uma análise mais aprofundada das perdas, é necessário que o relatório considere todas as informações de movimentações dos estoques, separando quais se referem a entradas e saídas em estoque do período analisado. Com base nestas informações e agrupando correctamente, podemos ter uma visão melhor, observando dados importante, como trocas, consumo interno, transferências, entre outras. Abaixo a equação que define o saldo de estoque:

O melhor período para se analisar um resultado de perdas é o que considerar como data iniciais o penúltimo inventário e o estoque final conforme a equação de saldo de estoque. A diferença apurada do estoque final e o estoque apurado no inventário gerará a perda de inventário em quantidade e valor.

Com os dados acima podemos montar um relatório básico de perdas para chegar aos indicadores de perdas de estoque. É importante conseguirmos chegar a análise por produto, de forma a identificarmos os produtos “Top” perdas, verificar inversões de estoques (quebras x sobras entre produtos similares) e, caso o sistema permita, analisar os produtos como família, principalmente em produtos manipulados, como no caso do presunto, que é comprado em peças e vendido tanto na peça, como em pedaços ou fatiados. Neste caso temos de juntar as informações destes itens, pois o item que foi comprado terá uma quebra enorme, enquanto seus subprodutos terão sobras de estoque. Abaixo duas simulações práticas de um relatório completo, com todas entradas e saídas:

A disseminação dessas informações aos gestores de operações, principalmente para os setores de perecíveis, que respondem pela maior parte das perdas em supermercados, é de suma importância, de forma a identificar os itens com maiores perdas e definir as prioridades e planos de ação para a redução de perdas.

Dessa forma, os profissionais de prevenção de perdas podem identificar possíveis falhas, como falta de baixas de produção, itens não baixados no sistema, trocas não informadas, perdas não registradas como descartes de hortifrúti, frios, laticínios ou açougue, entre outros, e buscar a melhoria com a redução dos resultados de perdas, além de medir, controlar e disseminar as informações entre os envolvidos, gerando um ambiente favorável para que ocorra a redução das perdas de estoques.

Luiz Gustavo Chaves de Toledo é um profissional com mais de 12 anos na área de Prevenção de Perdas e Controle de estoques em redes varejistas. Atualmente é consultor em prevenção de perdas e controle de estoque e foi membro do Comitê Abras de Eficiência Operacional e da Abrappe - Associação Brasileira de Prevenção de Perdas